A.
Pengertian
surat
Surat
adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal :
1) sarana pemberitahuan,
2) permintaan,
3) buah pikiran, dan gagasan;
4) alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti
historis; dan
5) pedoman kerja.
Pada umumnya, dibutuhkan perangko
dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar
juga.
B.
Jenis
surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga apabila
ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya yaitu :
1) surat pribadi,
Surat pribadi adalah surat yang
digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara
sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :
a) Tidak menggunakan kop surat,
b) Tidak ada nomor surat,
c) Salam pembuka dan penutup bervariasi,
d) Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan
penulis, dan
e) Format surat bebas.
2) surat dinas,
Surat dinas digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini
penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat
dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya
dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam
bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :
a) Menggunakan kop surat dan instansi atau
lembaga yang bersangkutan,
b) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan
perihal,
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang
baku,
d) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi,
e) Menggunakan cap atau stempel instansi atau
kantor pembuat surat
f) Format surat tertentu
3) surat niaga.
Surat niaga digunakan bagi badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa.
Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga
harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi,
dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat
penagihan.
Sedangkan apabila digolongkan
berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu :
1) surat pribadi,
2) surat resmi,
Surat resmi adalah surat
yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri
surat resmi :
a) Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan
organisasi,
b) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal,
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang
lazim,
d) Penggunaan ragam bahasa resmi,
e) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga
resmi,
f) Ada aturan format baku
3) surat dinas.
Surat dinas digunakan
untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.
Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi
dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas :
a) Menggunakan kop surat dan instansi atau
lembaga yang bersangkutan,
b) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan
perihal,
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang
baku,
d) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi,
e) Menggunakan cap atau stempel instansi atau
kantor pembuat surat,
f) Format surat tertentu
C.
Bentuk
Surat
Dibawah
ini merupakan contoh dari bentuk-bentuk surat. Bentuk-bentuk surat biasanya
selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain
itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur
yang berbeda dengan bentuk suraqt yang lainnya. Dibawah ini contoh
bentuk-bentuk suratnya :
1. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk Resmi merupakan salah satu
bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsional dan Tujuan surat ini
sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namun jangan lupa untuk membuat surat
resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih
dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak
main-main.
2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Merupakan bentuk surat dimana Leher
Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan
membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur
surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini
biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri.
3. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified
Block Style)
Merupakan bentuk surat yang memiliki
posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya
dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam
penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun
strukturalnya.
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Merupakan bentuk surat dimana semua
bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap
akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri.
Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.
5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)
Merupakan bentuk surat yang hampir
mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan
salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang
bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini
sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan.
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Merupakan bentuk surat dimana surat
yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk
Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak
terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di
tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging
Paragraph)
Merupakan bentuk surat dimana Tubuh
Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah
setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea
pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya
bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.
8. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok
Surat" (Subject Notice)
Merupakan bentuk surat dimana Pokok
Surat terletak ditengah setelah Salam Pembukaan. Bentuk surat seperti ini di
buat agar orang yang membacanya terfokus terhadap Pokok Surat pada surat
tersebut. Jadi diletakan di tengah setelah Salam Pembukaan.
9. Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)
merupakan bagian surat dimana surat tersebut merupakan sambungan dari halaman
sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang dibuat pada lembar yang
dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau
ketidakcukupan lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu
panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya. Namun
ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat
yang diantaranya :
a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya
(Kalau ada)
b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat
yang dibuat)
d. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu
menggunakan kop surat
e. Tidak menggunakan
tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial
Bagian-bagian
surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) :
a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya
(Kalau ada)
b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat
yang dibuat)
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
D.
Bagian-bagian
Surat
Bagian-bagian
Surat Resmi
1) Kop Surat,
2) Tanggal dibuatnya surat,
3) Nomor Surat,
4) Hal tentang Surat,
5) Lampiran,
6) Surat yang di tujukan,
7) Salam pembukaan,
8) a. Pendahuluan isi surat,
8) b. Penjelasan isi surat
8) c. Penutup isi surat
9) Salam Penutup
10) Nama jabatan
11) Tanda Tangan
12) Nama yang mendatangani
13) Tembusan
14) Halaman lampiran surat/Inisial
a.
Kepala
Surat (Instansi Surat)
b. Leher Surat (Identitas Surat)
c.
Tubuh
Surat (Penjelasan Isi Surat)
d.
Kaki
Surat (Sumber Surat)
E.
Contoh
Surat
